去年上市的办公软件Office XP主要对用户界面做了改进，Office 11则进一步强化了对XML（扩展标记语言）的支持，追加了能够顺利地对部门内部文件进行管理的功能等。下面依次介绍Excel、Word、Outlook和PowerPoint的新功能。
●Excel：表格中的数据与Web页面之间的协同
Excel对XML支持的强化效果最显著。尽管从Office 2000就已经开始支持XML，但实际上在使用方面“计算公式信息只能作为可记录的Web页面来保存”，因此看着不错的功能却无法利用。
新版本的Excel能够实实在在地感觉到XML的优点。对于表格上的单元格来说，能够直接读入使用Web页面上的XML数据。另外，XML的要素（节点）如果与计算结果的单元格关联以后，在保存文件时，其计算结算将被自动上传到Web站点上。也就是说能够以Excel为窗口，与Web服务协同工作。
不过，要想利用这种功能，在Web站点上就必须要有以XML格式交换数据的功能。在演示中，介绍了由类似金融信息站点“MSN Money”的测试服务器将各种财务报表的数据输入到Excel中，然后进行处理，再将其结果反馈到站点中的过程（照片1）。
●Word：多名用户同时高效编辑同一文件
Word中最大的改进是“同一部门中的多名用户同时编辑同一个文件”、即在协同工作中非常有效的新功能“Document Workspace（文件工作室）”。
也许有时不使用文件服务器，而是利用电子邮件也能够迅速地交换在同一部门中同时编辑的文件。而此时的问题是，由于每个人手中的文件不相同，时间越长，各自的内容就相差越大。另外，也不清楚是谁在编辑这个文件。
新版本的Word就勿须担心这一点。在用Outlook发送电子邮件时，添加Word文档文件后，在画面右侧的工作窗口中选择“Live Attachments”后就可以发送。此时，Word文档将被复制到被称为“Document Workspace”的部门服务器中的存储位置（照片2）。
接收到利用“Live Attachments”发送的Word文档的用户编辑完成以后，在保存文件时Word将会与“Document Workspace”中的备份自动地进行比较。如果与备份不同，就会发出警告，因此就不易造成利用电子邮件发送给每个人的数据的不匹配性。
另外，“Document Workspace”中还具有记录编辑过程的历史备忘，并显示正在编辑同一个文件的用户所使用的消息软件的在线状态的功能等（照片3）。由于在打开Word文件时在工作窗口中会显示这些信息，因此能够顺利进行协同工作。
要想利用“Document Workspace”，在部门服务器中就必须安装“SharePoint Team Services”的2.0新版本。
●Outlook：画面结构耳目一新，所需邮件一目了然
在Office 11产品组中，界面变化最大的是Outlook。以前邮件正文的预览窗口位于邮件列表的下面，而新版本的Outlook的界面结构则变成了将邮件列表设计在预览窗口的左侧（照片4）。该公司介绍说，这样一来邮件名和正文两方面都能够浏览到更多的信息。
Outlook的另一个最大的改进之处是更加易于查找到邮件。关于邮件列表的显示，不仅能够像过去那样重新排列“日期”和“发送者”等信息，而且还能够在邮件到达时将邮件按“昨天”和“本周”等进行分类。另外如果使用“Search Folders”（检索过滤器），不仅能够对邮件检索条件进行判断并保存到过滤器中，而且还能够按相同的检索条件多次地提取邮件。
另外，关于PowerPoint，只是介绍支持手写输入，并没有介绍其他的新功能。