保留版式和分页
在默认情况下，Word 97及以后版本文档的版式取决于字体。就是说，只要字体保持不变，任何人都可以按原始的版式查看并打印该文档。Word97以前的版本中创建的文档的版式由所使用的打印机内置的字体决定。如果希望文档版式与打印机无关，可以使Word按字体决定文档版式，方法是：
1.在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“兼容性”选项卡；
2.在“选项”框中，清除“用打印机标准设计文档版式”复选框。
该选项只影响在Word中处理文档时的显示方式，它不会对文档进行永久性修改。如果要恢复文档的原始版式，选中该选项。
嵌入TrueType字体
在创建或编辑文档时，如果使用了TrueType字体(TrueType字体是一种可以任意缩放大小，而不出现锯齿、毛边等失真现象。在Windows中90%的字体都是TrueType字体。)，就可将其保存或“嵌入”文档。这样，其他人就能以其原始字体查看、修改和打印文档，即使他们的计算机上没有安装TrueType字体。
有一点需要注意：嵌入字体的许可权由TrueType字体开发商决定。例如，有些字体不可以嵌入，而有些嵌入字体只能够查看和打印但不能修改。在文档中嵌入TrueType字体的方法是：
1.在“工具”菜单上单击“选项”，然后单击“保存”选项卡；
2.选中“嵌入TrueType字体”复选框，单击“确定”按钮，保存文档。
不过，嵌入TrueType字体会增大文档。同时选中“只嵌入所用字符”复选框，则只嵌入文档中使用的字体样式，这样文档的大小相对会小一些。
注意：选中“只嵌入所用字符”复选框后，编辑时就不能使用没有嵌入的字体字符和样式。
指定替换字体
在某些情况下，文档可能包含除TrueType字体外的其他字体。在查看文档时，如果计算机上未安装这些字体，可用与丢失的字体最接近的字体替换丢失字体：
1.打开文档；
2.在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“兼容性”选项卡；
3.单击“字体替换”按钮，然后在“文档所缺字体”框中，单击要替换的字体，在“替换字体”框中单击用于替换缺失字体的字体。
Word不替换缺失字体，只是用系统字体暂时替换缺失字体来改变在屏幕上显示和打印时的外观。点击“永久替换”按键就可以将缺失字体永久替换掉。
经过以上操作，“便携式”Word文档创建完毕，无论你在何处浏览或打印该文档，都能够保持其原始外观。