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巧用Word“版本”功能

作者:佚名 来源: JZ5U整理 日期:2005-8-20 22:58:00
  撰写工作报告或是演讲文稿,经常是改了再写,写了再改,有时候甚至需要预备多个版本。通常的做法是将每个版本的文档单独保存为一个文件,相似的文件多了,不仅占用了磁盘空间,而且管理起来也不方便。有没有什么好办法可以解决这个问题呢?当然有!

  解决这个问题的关键就是Word 2000/XP的“版本”功能,打开Word 2000/XP的“文件”菜单,可以找到这项不为常人所关注的命令。



  提示:Word 2000/XP采用了智能菜单,可以隐藏不常用的命令,所以,如果打开“文件”菜单后找不到“版本”命令,请将菜单完全展开,便可以看到。

  以演讲文稿为例,当第一稿录入完毕后,执行“版本”命令,在弹出的窗口中点击“现在保存,紧接着在出现的“保存版本”窗口中输入“第一稿”,如图所示,最后点击“确定”完成保存。



  继续编辑文档,当第二稿、第三稿完成后,重复上述操作,不同的是在“保存版本”中输入“第二稿”、“第三稿”。

  当需要调用该演讲文稿的早期版本时,再次“版本”命令,单击要打开的版本,再点击 “打开”按钮即可。



  如果希望在同一个文档中保存文档的多个版本,务必记得使用“版本”功能。由于Word 2000/XP仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本,使用这种方法还可节省磁盘空间哦!

  技巧:在执行“版本”命令时可以选中“关闭时自动保存版本”复选框,再单击“关闭”,这样每次关闭文档都会自动生成一个备份版本。

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