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三拳出击:E-mail群发迎刃而解

作者:佚名 来源: JZ5U整理 日期:2005-8-21 0:25:39
随着时代的变迁,现在已经很少有人再用真正的信纸写信了。网络的普及使电子邮件(E-mail)加快了取代原始信件的速度。作为办公族,尤其是整天坐在电脑旁边的很多人,每天要处理很多E-mail。尤其是公司内部的通知或给客户的信函,每次都要群发,看起来麻烦,其实很简单,不信您往下看。?

电子邮件在日常办公中是经常使用的联络通信工具,我们经常需要将同一封电子邮件发给多个人,比如邀请函、产品简介、通知等,难道一个一个的发送?发送时选择收件人也是个问题。下面介绍在Outlook、Foxmail、亿虎E-mail邮差三个常用软件中,如何轻松解决邮件的群发问题。

第一拳:在Outlook 2002群发邮件

Outlook2002是Office2002中的一员,可以收发与管理电子邮件,另外还具有日历、活动和会议安排等功能。在Outlook2002中实现群发邮件操作如下:

创建通讯组列表

启动Outlook2002,单击“文件”菜单命令,从其下拉菜单中选择“新建”命令,然后单击“通讯组列表”项,打开“通讯组列表”设置窗口(如图1)。或者单击“新建”按钮右边的小箭头,然后选择“通讯组列表”项。



在“通讯组列表”中,可以根据自己的工作需要分门别类地建立新的通讯组列表,比如“公司营销人员”,也可以建立别的如:“公司员工”、“公司领导”、“重要客户”等,这样群发邮件时便于查找。如果需要对通讯组列表加以标示,可以在附注添加说明文字。

在通讯组列表中添加成员

单击“选择成员”按钮,弹出“选择成员”设置窗口(如图2)。在这个窗口中,可以通过以下几种方法添加联系人:⑴如果已经在Outlook建立了联系人名单,可以从“名称”下面的列表框中,选择需要的联系人,然后单击右边的“成员(B)→”按钮,就可以将联系人添加到“公司营销人员”通讯组列表。⑵如果没有建立联系人,可以单击下面的“新建”按钮,在打开的“添加新地址”窗口中,予以添加新的联系人。添加完毕后,单击“确定”按钮,名为“公司营销人员”的通讯组列表就建立起来了(如图3)。





建立别的通讯组列表时,重复以上操作。

群发邮件

当需要群发邮件的时候,单击工具栏上的“新建”按钮,然后选择“邮件”命令,打开“邮件”窗口。在新邮件窗口中,单击“收件人”按钮,在弹出的“选择姓名”窗口中,从“名称”列表中,将“公司营销人员”的通讯组列表添加到“收件人”中(如图4)。编辑好邮件后,就可以将邮件发送给通讯组列表中的成员了(如图5)。





第二拳:使用Foxmail群发邮件

使用Foxmail群发邮件的操作和Outlook有很多相似之处,具体操作方法如下:

创建组

启动Foxmail,单击工具栏上的“地址簿”按钮,或者执行“工具→地址簿”菜单命令,打开“地址簿”窗口(如图6)。选择“地址簿”中的某个文件夹,单击“地址簿”工具栏上的“新建组”按钮或者执行“文件→新建组”菜单命令,打开“邮件组”设置窗口,比如我们新建一个“公司营销人员”组(如图7)。





添加成员

在“邮件组”设置窗口,单击“增加”按钮,打开“选择地址”窗口,可以从窗口中的成员列表框中选择需要的联系人,单击“添加”按钮,然后单击“确定”就可以将已有的联系人添加在“公司营销人员”组中(如图8)。



如果在Foxmail没有输入联系人,我们可以单击“新建”按钮,增加新的联系人。也可以将Outlook中的联系人资料导入Foxmail中,可以大大方便资料的管理。操作方法:在“地址簿”窗口中,单击工具栏上的“工具”菜单命令,然后选择“导入→MS Outlook 联系人”菜单命令,在弹出的“向导”窗口中,选择必要的联系人字段,单击“确定”按钮就可以将Outlook中的联系人导入Foxmail中(如图9)。在从Outlook导入联系人资料时,会出现一个关于是否允许导入的窗口,选择“是”选项。



群发电子邮件

当需要群发邮件的时候,在收件人的地址栏选择相应的组就可以了。也可以在地址簿中选择相应的组,然后单击鼠标右键,从快捷菜单中,选择“写邮件”,就可以打开新的邮件窗口,并将组添加到收件人地址栏中。

第三拳:利用亿虎E-mail邮差群发邮件

亿虎E-mail邮差(下载地址 http://www.skycn.com/soft/6226.html, 软件大小:643KB)是一个简单、实用的邮件群发程序,由于内置了SMTP 服务器,因此不需要其他SMTP 服务器中转,可以将邮件直接发送到每个收件人信箱,适合于经常大批量发送邮件的网络营销及电子商务领域。其内置1~512可调节线程数,发送线程是指同时可并发邮件数,但使用时线程数必须根据自己的上网带宽进行合理设置。

进行相关信息设置

下载安装完毕后,启动亿虎E-mail邮差(如图10)。单击工具栏上的“查看”菜单命令,然后选择“选项”命令,打开“选项”设置窗口。在选项设置窗口中,要填入一些必要的信息如默认发件人地址、默认发送人姓名、同时启动线程数等,在“DNS域名解析服务器”中要测试DNS服务器是否有效,如果无效,可以单击其后面的按钮,从弹出的“国内域名解析服务器DNS分布表”选择正确的域名解析服务器。填写正确后,单击“确定”按钮。



导入收件人地址列表

需要群发邮件时,单击主窗口中的“收件人”按钮,然后单击工具栏上的“导入”按钮,将弹出“导入”收件人地址的窗口。

亿虎E-mail邮差只能导入“*.evr、*.esh、*.esn、*.txt”等类型的地址文件,前面的几种类型都是亿虎系列软件的地址文件类型,我们选择“*.txt”格式,即文本格式的地址文件,比如打开“公司营销人员”地址文件(如图11)。



如果需要编辑“*.txt”格式地址文件,可以使用记事本、写字板、Word等字处理软件,然后将文件保存为“*.txt”格式,群发时导入这个文本文件。亿虎E-mail邮差“*.txt”地址文件的格式是:<收件人地址><收件人姓名> <说明>,比如要输入一个电子邮件地址,其格式为:wangxiang169@163.com 王兰富 重要客户,各个电子邮件地址之间,要分行而列(如图12)。根据自己的需要,可以建立多个地址文件。



群发邮件

导入相应的邮件地址后,单击“邮件内容”按钮,在邮件内容窗口中,填写相应的邮件内容,还可以通过“邮件附件”窗口,添加附件。邮件编辑完毕后,单击工具栏上的“开始”按钮,所有电子邮件就可以快速地发送出去了。

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