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九招让你轻松驾驭Microsoft Outlook

作者:佚名 来源: JZ5U整理 日期:2005-8-21 0:31:04
Microsoft Outlook可以说是目前最好的电子邮件客户端软件之一,它集电子邮件管理与日程安排功能于一身,非常符合日常办公需求,功能强大,充分体现微软experices这种主张。本文将重点介绍Outlook的一些实用功能,让它真正成为我们日常办公的贴心助手。

应用“情景模式”区分发信人

进入收件箱,点击“工具”->“组织”按钮,在弹出的“组织收件箱”界面中选择“使用颜色”选项卡,在“发件人”编辑框中输入要重点标注的朋友的名字,并设定邮件的显示颜色,经过这样的设置后Microsoft Outlook就能够对重要朋友的来信以不同的色彩显示出来。另外还可以在“组织收件箱”界面中点击“自动设置格式”按钮,在这里对邮件的设定规则做进一步的设置。

“外出助理程序”成为你的好秘书

在Microsoft Outlook中单击“工具”菜单中的“选项”中的“外出时的助理程序”项,在弹出的对话框中点选“我目前外出”选项后,点击下方的“添加规则”,在“编辑规则”对话框中设置个性化的规则,如:选择执行下列操作中的“答复”选项,设定“你好,我现在外出,如果有急事请拨打电话13691234567”,编辑模板并保存,然后确定所要选择的项目。经过上述设置,如果你外出,有人给你发信了,Microsoft Outlook就可以通过外出助理程序来自动答复他们,告诉他们如有要事如何与你取得联系等具体内容。

使用Microsoft Outlook过滤电子邮件

在网络上,每天难免会碰到恼人的垃圾邮件,更有甚者一发一大堆,简直无法忍受,那么如果你不想收到某人的电子邮件可以在Outlook中试试这样的操作:

“工具”->“规则向导”->“新建”->“邮件到达时检查”,然后在“发件人电子邮件地址中包含特定词语”中单击“特定词语”,填入要阻止的E-mail地址,单击下一步,“将其永久删除”,并且选中“立即对已在收件箱中的邮件运行此规则”和“启用此规则”,经过这样天衣无缝的设置,相信你再也不会接收到这个人的邮件了。

自动帮忙他人打印文件

我们部门的打印机经常坏,这样常常需要将邮件发给其他部门的同事帮忙打印,但是要跑到人家机器那里,告诉人家先用相应程序打开文件再打印,很是觉得不好意思,反过来如果只有你的机器连着打印机,那每天你都要帮别人打印,更是耽误自己不少功夫,其实借助Microsoft Outlook,别人发给你的邮件如果需要打印,系统就会自动直接执行,不用占用宝贵的时间,更让自己方便不少。

具体设置方法如下:

1.打开Microsoft Outlook的“工具”->“规则向导”->“新建”->“由空白规则开始”->“邮件到达时检查”->“下一步”;

2.选中“作动作标记”,点击此下划线,将“任何”二字删掉,此时便可输入您想添加的任何检测标记了;

3.将“输入要检测的标志”设为“请打印”,按“确定”->“下一步 ”;

4.在“如何处理该邮件”中选“打印”->“完成”。

经过上述四个步骤的设置,只要对方把需要打印的文件通过电子邮件发到你的机器上,你的打印机就可以无需你自己亲自来操作,直接打印出来文件了,去告诉同事吧,相信他会更加乐意帮助你打印文件。

快速锁定邮件不用愁

我比较懒,常常是直接把内容写在邮件里,发送,过几天需要相关资料,又要翻遍“已发送邮件”去寻个蛛丝马迹,搞得自己很狼狈,后来虽然学会了Outlook的邮件检索功能,可是还是觉得不那么快捷,而且每次都重新设置搜索条件操作起来比较麻烦,后来一个办公高手告诉我可以通过这样的方法实现快速检索邮件:

进入Microsoft Outlook选择“工具”->“高级查找”,在“高级查找”对话框中填入要具体检索的条件,然后单击“文件”,进行“保存搜索条件”,在这里要选择路径并填入文件名,单击“确定”,高级搜索设置就完成。以后如果你要搜索需要的邮件,可以不用启动Microsoft Outlook,直接在资源管理器里双击设置保存好的检索文件,程序就会自动搜索出你需要的邮件,是不是非常方便,赶快试一试吧。

让约会的时间更简便

Microsoft Outlook具有约会设定、任务布置和会议安排等不同的功能,但是我们在设定时间或者日期时,一般都是直接输入日期或者自动选择日期,其实还有一种高级用法:只要输入表示时间的词语就可以获得对应的日期,这是系统根据当前时间自动测算出来的,所以有一点要注意,就是确保当前系统时间正确,才能保证不误事。

可以用来表示时间的词语主要有:1.现在、今天、昨天、明天、前天、大前天、大后天等表示日期的常见词,中英文均可;2.直接输入数字,就会默认为当月的日期,但是要注意不要超过31;3.直接输入象国庆节、元旦、圣诞节等表示节假日的词语;4.利用星期,如星期五等,中英文均可;5.复杂一些的短语,如明天+15天,3 days later等。

不启动Microsoft Outlook而使用便笺

很多人习惯使用黄色的即时贴或者便笺来提醒自己,结果往往是电脑显示器上挂的满满的,还经常被恼人的秋风吹的无踪影,误了事,其实Outlook中的便笺就非常有用,按设置的时间弹出提醒,永远不用担心被风吹走,另外还可以直接当作E-mail转发给别人,真是好用。

但是Microsoft Outlook中的便笺都是存放在便笺目录中的,那就只能打开outlook可以享受便笺提醒,但是关了Outlook怎么办,这一点微软还是替广大用户想到了,在Microsoft Outlook写好便笺的内容,然后直接拖放到桌面或者你指定的某个文件夹中,这样便笺就会变成一个后缀名为.msg的文件,以后你只要双击这个文件就可以不用运行outlook而直接打开便笺了,呵呵,记事贴由显示器上面跑到显示器里面了。

给个人文件夹加把安全锁

对于多用户的电子邮件管理,Microsoft Outlook提供了比Outlook Express更强的功能,其关键技术是引入了“个人文件夹(.pst文件)”这个概念。新建个人文件夹的方法是,选择“文件”->“新建”->“新建个人文件夹文件”,用户就可以在Microsoft Outlook中任意新建属于自己的个人文件夹,如果要查看个人文件夹,可以选择“视图”->“文件夹列表”,即可在个人文件夹列表中看到你刚才新建的文件夹。

当然因为多个用户要使用该邮箱,就要对自己的个人文件夹进行加密,其他人无法获得正确密码是无法查看到该文件夹的内容的。首先用户需要将发送给自己的邮件都转入到自己专用的文件夹中。方法是点击“组织”按钮,在“使用文件夹”选项卡中设定“将收件人为“xxx@xxxx.com”的新邮件移动至“xxx的邮件夹”,文件格式是.pst,这样的邮件规则创建之后,凡是属于你自己账户收到的邮件都会自动转入到你自己建立的个人文件夹中,这样你就可以对自己的邮件加密了。

单击需要加密的.pst 文件,再单击“设置”,在“更改密码”框中输入旧密码和新密码, 单击“确定”。

即时获知邮件传送结果

如果你想要知道自己发出去的邮件结果如何或者出于礼貌告诉对方你已经收到了邮件,当然不用每封必复,只要在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“电子邮件选项”,点击“跟踪选项”,选中“已读回执”或“送达回执”复选框,这样就轻松搞定了。

如果不想对全部邮件进行此设置,那么单击“工具”菜单的“选项”,在“投票和跟踪选项”中,选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框即可。

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