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用Outlook做网络调查

作者:佚名 来源: JZ5U整理 日期:2005-8-21 0:31:56
今天,E-mail越来越成为信息交流的重要手段,但在许多应用场合,Outlook默认提供的邮件窗体实在不能满足各种复杂的需求,这时我们就要定制Outlook的邮件窗体。

窗体是Outlook中一个重要的概念。实际上,Outlook的所有信息都通过窗体显示出来,我们的所有操作也必须通过窗体进行。例如,编写和查看E-mail要用到“邮件”窗体,联系人信息通过“联系人”窗体处理。选择Outllook菜单“工具->窗体->选择窗体”,可以查看Outlook提供的所有标准窗体,标准窗体的名字都与它能够处理的任务对应。

要创建定制窗体,最简单的方式是以“设计模式”打开标准窗体,在标准窗体的基础上进行修改。在设计模式中,用户可以编辑、添加、删除各种窗体元素,如输入字段和控制按钮等。但并非所有标准的窗体元素都是可编辑的,有些时候,我们只能添加新的页面,而不能修改现有的页面——尽管如此,总的看来,Outlook的窗体自定义机制还是相当灵活的。

要充分发挥自定义窗体的优势,就必须有VBScript和数据库操作方面的知识,才能够方便地把定制窗体收集的数据保存到数据库,或者根据数据库数据自动填写定制窗体的某些字段。但是,即使没有这方面的知识,我们仍旧能够设计出简单、实用的定制窗体。

必须注意的是,Outlook窗体使用RTF格式,因此必须确保发送和接收窗体的各方都把Outlook配置成使用RTF。选择菜单“工具->选项”,点击“邮件格式”选项卡,在“以该邮件格式撰写”中选择RTF。如果Outlook没有设置成使用RTF,当你发送窗体时,接收邮件的人将收到名为Winmail.dat的附件。另外还要注意,如果把Outlook设置成用Word撰写邮件或用Word阅读RTF,也不能使用窗体,因此必须确保在“邮件格式”选项卡中没有选中这些选项。


图一:设置Outlook邮件格式


如果你的工作环境中不使用公用文件夹,而且你打算发送基于定制窗体的E-mail,那么所有接收邮件的人必须有定制窗体的副本。最好以文件的形式把窗体发送给每一个接收邮件的人,并告诉他们如何把窗体发布到“个人窗体库”(参见本文后面的说明)。

一、定制窗体的基础知识

下面的说明针对Outlook 2002,但对于版本较早的Outlook,操作方式也相似。首先,以设计模式打开Outlook的标准窗体。如果你正在使用某个窗体(例如,正在阅读邮件),可以选择“工具->窗体->设计该窗体”进入设计模式(便签窗体除外,因为它是不能定制的)。否则,从“标准窗体库”选择一个窗体进入设计模式。图二就是以设计模式打开的邮件窗体。


图二:以设计模式打开的邮件窗体


利用窗体上方的选项卡,可以在各个页之间来回切换。一些选项卡的标签有圆括号,例如图一的“(第2页)”等,收件人无法看到这些页,除非你按照如下方式进行设置:首先选中要让收件人看到的页,然后从“窗体”菜单选择“显示此页”,选择菜单“窗体->重命名此页”可以修改每一页的标签文字。如果要确定一个页是否可以修改,点击该页的标签,如果“字段选择器”窗口出现,则表明该页可编辑。

在“字段选择器”中,选中想要的字段并把它拖入窗体。通过字段选择器上方的下拉列表,可以切换字段选择器显示的字段类别。点击字段选择器的“新建”按钮可以创建自定义字段。

如果要向窗体加入控件,例如复选框、单选按钮,则在以设计模式打开的窗体中,选择菜单“窗体->控件工具箱”。如果你要使用的控件不在Outlook显示的控件工具箱中,只需右键点击控件工具箱的空白区域,选择菜单“自定义控件”,“附加控件”对话框将显示出所有可用的控件,选中每一个你要用的控件,它们就会自动添加到“控件工具箱”,以后你就可以象使用普通控件一样使用它们。

当然,除非把控件绑定到字段,否则,通过控件输入的值不会出现在窗体上。要实现绑定,右击控件,从菜单选择“属性”,再选择“值”选项卡。 然后,你既可以点击“选择字段”按钮选择预定义的字段,也可以创建新的字段——即,点击“新建”按钮并指定名称、类型和格式。

例如,假设我们要在“邮件”窗体中增加一个多行文本输入框。首先以设计模式打开邮件窗体,显示出控件工具箱,把一个文本框拖入到邮件窗体的适当位置,右击文本框控件,选择“属性”菜单,选择“值”选项卡,如图三所示,点击“新建”按钮为文本框创建一个新的字段。在“新建字段”对话框中,把字段命名为“messText”,字段类型指定为“文本”,点击“确定”返回字段的“属性”对话框,选择“显示”选项卡,点击“多行”使检查框处于选中状态,最后点击“确定”关闭控件的“属性”对话框。


图三:把控件绑定到自定义字段


如果你要测试窗体,最简单的方法是选择菜单“窗体->运行此窗体”,然后给自己发一个邮件。

以设计模式打开窗体时,我们首先看到的是邮件的“撰写页”,而收件人看到的是“阅读页”。如果你要把窗体发布到公用目录,或者通过邮件发送,可以为窗体设计分离的撰写页和阅读页,这样,收件人看到的窗体将与发件人发送的窗体不同。你可以通过“窗体->分离读写版面”开启或关闭这一功能。

测试窗体时,如果你收到的结果与发送的不同,请重新以设计模式打开窗体,取消“分离读写版面”的选中状态,强制Outlook为邮件发送者和接收者提供同一版面。如果你既想分离撰写页和阅读页,又想让撰写页中的某些定制元素出现在阅读页中,那么必须把这些元素从撰写页复制到阅读页:首先在撰写页中选中这些元素,复制,然后从“设计”工具条点击“编辑阅读页”,把刚才复制的元素粘贴到阅读页。

设计好窗体之后,应当把它保存下来。不要用“文件->保存”菜单来保存定制窗体,而是应该在设计模式中选择菜单“工具->窗体->将窗体发布为”,如图四,在对话框中选择一个Outlook文件夹或窗体库,指定定制窗体的名字,最后点击“发布”按钮。发布窗体之后,关闭以设计模式打开的窗体,如果Outlook询问是否要保存它,选择“否”,因为我们已经通过“发布”操作保存它了。如果窗体被发布到了公用的Outlook文件夹,所有能够访问该文件夹的用户都能够使用该窗体。


图四:发布窗体


发布到“个人窗体库”的窗体仅供个人使用。如果你收到了别人用定制窗体发送的邮件,只要在阅读邮件时选择菜单“工具->窗体->将窗体发布为”,就可以把定制窗体保存到“个人窗体库”。

二、设计实例:调查

下面来看一个定制窗体的设计实例。假设我们要通过E-mail发起一项调查,我们希望让参与调查的人只需简单地点击鼠标即可完成调查过程,不一定要手工输入信息。在这种调查中,使用定制窗体的好处是收件人的应答很规范,容易收集和整理。

我们要定义两个定制的邮件窗体。第一个是“初始窗体”,我们定制其“答复”动作,使得收件人在收到该类邮件并作出答复时,自动使用第二个定制邮件窗体“调查窗体”进行答复。在调查窗体中我们定义调查的具体内容,假设是一次对食堂饭菜质量满意程度的调查。

首先创建答复窗体。选择菜单“工具->窗体->设计窗体”,从“标准窗体库”选择“邮件”,点击“打开”以设计模式打开邮件窗体。点击标签为“(第2页)”的页,选择菜单“窗体->显示此页”,使得收件人能够看到该页,选择菜单“窗体->重命名此页”,把第2页的名字改成“调查”。利用字段选择器和控件工具箱,在调查页中加入各种调查选项。注意,对于每一个加入到调查页的控件,应当打开它的“属性”对话框,把控件绑定到Outlook预定义的字段或新建的字段。图五就是我们设计完成后的调查窗体。


图五:调查窗体


在这个定制窗体中,我们加入了一组单选按钮,要求用户选择其中一个表示他对食堂饭菜质量的满意程度,另外还有一个文本框,用来输入具体的意见。设计要点是:三个单选按钮控件绑定到同一个字段,这个字段是一个自定义字段,名称是messButton;另外,应当使文本框能够接受多行输入(右键点击文本框,选择“属性”,在“显示”选项卡中设置)。

完成后,把窗体发布到“个人窗体库”,把该窗体命名为surveyForm,显示名称是“调查窗体”。发布窗体时,Outlook将询问是否“将项目与窗体定义一同保存”,回答“是”。最后,关闭窗体时Outlook询问是否要保存窗体,回答“否”。

接下来设计发起调查的初始窗体。以设计模式打开一个新的邮件窗体,点击“动作”页(注意不是“动作”菜单)。在“动作名称”栏双击“答复”,在“窗体动作属性”对话框的“窗体名称”栏目中选择“窗体...”,在“选择窗体”对话框“查找”栏中选择“个人窗体库”,然后选择“调查窗体”,最后点击“打开”,图六是选择好之后的结果。我们这是在告诉Outlook,当用户应答该类邮件时应当用“调查窗体”作为应答邮件的窗体。将窗体发布到“个人窗体库”,为该窗体取名initForm,显示名称是“初始窗体”。


图六:答复时使用调查窗体


下面来看看如何用这两个定制窗体完成一次调查过程。作为调查的发起人,你在Outlook主窗口中选择菜单“文件->选择窗体”,选择“个人窗体库”,打开“初始窗体”。指定所有参与调查的邮件收件人,指定主题“调查”,然后发送邮件。收件人收到邮件后,如果他的“个人窗体库”中包含了“调查窗体”,当他应答邮件时,Outlook自动显示出“调查窗体”作为答复邮件,图七就是收件人在应答时看到的调查窗体。收件人在调查窗体中选择他对食堂饭菜质量的意见,然后发回邮件。


图七:收件人通过定制窗体响应调查


总之,Outlook定制窗体是一种非常强大和灵活的工具。恰到好处地运用定制窗体,能够为你的日常工作带来很多方便。

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