1. 纸张大小和页边距不统一。
2. 首行缩进不规范，缩进距离有大有小，有很大一部分论文用一两个空格来缩进。
3. 行间距设置不统一。
4. 标题及正文的字体、字号设置不统一。
要统一这些文档格式，如果用逐篇、逐项重新设置的方法来处理的话，上百篇论文真不知要进行多少烦琐重复的劳动。想用轻松便捷的方法吗？那就跟我一起用自定义宏按钮的方法来解决吧。
定制统一格式按钮
1. 在Word XP中依次单击“工具/宏(M)/录制新宏…”，在“录制宏”对话框中，给将要录制的宏取一个名字，如“Macro1”（如图1）。
2. 单击[工具(T)]按钮，在弹出的对话框中选择“命令”选项卡。
3. 在“命令”选项卡中，“类别”栏选择“宏”，“命令”栏选择要录制的宏命令“Normal.NewMacros. Macro1”，并将它拖动到工具栏的合适位置。
4. 右击工具栏上的“Normal.NewMacros. Macro1”，在弹出的快捷菜单中选择“命名(N)”，并将“命名”后面框中的“Normal.NewMacros. Macro1”改名为“统一格式”作为工具按钮的名称（如图2）。
5. 单击[关闭]按钮，完成宏按钮的建立。
录制宏
建好按钮后，Word会自动弹出录制宏工具图标，进入录制宏状态。接着可做以下几步操作：
1． 删除段首空格
（1）按“Ctrl+Home”键，将光标移到段首，按回车键在段首插入一个段落标记。
（2）单击“编辑/替换”，打开“替换”对话框，设定“查找内容”为“^p ”（“^p”为段落标记，后面跟一个中文空格），“替换为”设为“^p”，“搜索范围”为“全部”，然后单击[全部替换]按钮。替换结束后，再次单击此按钮，这样可删除段首的连续两个中文空格。
（3）将“查找内容”改为“^p ”（“^p”后跟一个英文空格），“替换为”和“搜索范围”不变，然后单击四次[全部替换]按钮，这样可删除段首的连续四个英文空格。替换结束后单击[关闭]按钮退出对话框。
2． 设置首行缩进两字符，行距调整为单倍行距
（1）按“Ctrl+A”选定全文。
（2）单击“格式/段落”，在弹出的对话框中设定“首行缩进”两字符，行距为“单倍行距”，然后单击[确定]退出对话框。
3． 设置字体
（1）单击“格式/字体”，在弹出的字体对话框中设置宋体、小四号，再单击[确定]退出对话框。
（2）按“Ctrl+Home”键将光标移到段首，再按“Delete”键删除段首的一个空行。
（3）单击“格式/段落”，在弹出的对话框中设定“首行缩进”为“无”，“对齐方式”为“居中”，然后单击[确定]退出对话框。
（4）按“Shift+End”键选中第一行，然后单击“格式/字体”，在弹出的字体对话框中设置黑体、三号，再单击[确定]退出对话框。
（5）按“Home”键取消选定。
4． 设置页面
单击“文件/页面设置”，在“页面设置”对话框中设定纸张大小为“19.5×27厘米”（即16开纸），上下左右边界分别设为“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米，然后单击[确定]关闭对话框。
在完成以上操作后，单击[停止录制宏]按钮结束宏的录制，这样全部工作就完成了。
现在，你随便打开一个文档，然后单击[统一格式]按钮，格式不一的文档会自动转为你预设的格式（如段首还有空格，可再次单击[统一格式]按钮去除）。用这种方法，我们还可轻松处理从网页上复制到的文档呢，是不是很方便？