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充分挖掘Office 2000的附带功能

作者:佚名 来源: JZ5U整理 日期:2005-8-21 0:43:02
  Office系列办公软件现在可谓是家喻户晓了,不过对于大多数朋友来说可能经常做的只是用它来编辑文本、设计表格而已,白白浪费了Office许多附带的功能,其实熟练运用这些功能可以为我们的工作带来不少方便。我们就以Office 2000为例来发掘发掘这些实用的Office附带功能吧。

  1. 英汉互译不用愁

  
 

  E文基础不好的朋友遇上不会的英语单词通常的做法都是通过金山词霸之类的翻译软件来应付,若手头一时没有这类软件也不必惊慌,因为Word中已内置了一款英汉小词典(如图1),需要时从Word的“工具菜单→语言→词典”中启动它,在出现的对话框中将“所装词典”设为“英语(美国)/中文(中国)”,在“查阅”栏中键入要翻译的英文单词后“替换为所译内容”栏即会自动翻译出它的中文意思;相应的将“所装词典”项设为“中文(中国)/英语(美国)”后就可实现汉译英的功能。另外需要说明一下,要使用这项功能在安装Office时需采取“典型安装”,若是自定义安装则“Office工具→中文语言工具”下的“汉英双向翻译词典”要被选中。

  
 

  2. 学学E文同义词

  记得读小学时老师总要求我们填一些中文词语的同义词,现在都流行学英语了,要查一些E文单词的同义词在Word中可就方便了:从“工具菜单→语言→同义词库”中启动这个小工具(如图2),在插入栏中键入英语单词后回车、相应的同义词语就出来了。要安装这项功能需在“Office工具→语言工具(英语)→同义词库”中安装。

  3. 自动检查拼写和语法

  
 

  Word中对整篇文档提供词语拼写和语法检查的功能。若Word工具菜单的“拼写和语法”为灰色则需要先从Office安装程序的“Office工具→语言工具(英语)”中来安装它,随后可打开一篇文档(中文或英文均可),单击工具菜单的“拼写和语法”命令即出现拼写和语法功能窗口,“输入错误或特殊语法”栏中绿色文字即为此句文字可能存在拼写或语法错误的文字(如图3),直接在框中修改即可。


  4. 文档文件随便移,字体字样保不变

  有时用Word编辑的文档采用了许多美观的第三方字体,复制到别的电脑中以后字体字样都变了,这是因为那台电脑上没安装对应的字体,而Word本身已提供了保持汉字字体不变的功能,只是我们没有用到而已:打开“工具”菜单的“选项”命令,在“保存”选项卡中勾选“嵌入TrueType字体”或在保存文档时将文档保存类型设为RTF格式即可。

  5. 初学者的贤内助:Office助手

  
 

  在Office软件中附带了Office助手这款小工具,这个功能在老鸟们看来可能不值一提,可对于初学者来说确实比较有用,首先在Office安装程序中选择“Office工具→Office助手”项安装这个工具,使用时点击Word帮助菜单的“显示Office助手”命令、屏幕右下角就出现小助手的图标了,用鼠标左键单击它就可从出现的帮助栏中查看相关的帮助信息,还可手动输入要查阅的关键字进行搜索查看(如图4),用鼠标右键单击小助手后则可以从“选择助手”项来选择别的助手样式,选“动画效果”项来令小助手为你舞上一曲。不用它时还可以点“隐藏”项来退出它。

  6. 编辑图片也在行

  普通用户在处理图片时一般只对图片进行亮度调整及对比度、尺寸剪裁等基本操作,而Office组件本身就附带了一款功能不错的图片编辑软件——Microsoft Photo Editor,安装Office时采取的是“典型安装”的话它会被自动安装,用时从Windows“开始”菜单中选择“Microsoft Office工具→Microsoft Photo Editor”启动它,用它可方便地对图片进行格式转换、尺寸调整、旋转、调整亮度及对比度的操作,操作界面简单直观、还提供了扫描仪接口,而且软件的“效果”菜单中还有许多类似Photoshop中的滤镜效果可供选择……

  Office所附带的众多功能当然不止这些,比如安装Office时安装了“转换器和过滤器”下的“文本转换器”和“图形过滤器”组件的话还可使Office能方便导入大多数文档格式和图形格式的文件。在此我们只是想抛砖引玉,希望大家都发掘更多的Office附带功能,为咱们的工作带来更多便利。

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