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更高更快更强 让插件为Office“插”上“翅膀”

作者:佚名 来源: JZ5U整理 日期:2006-9-17 12:00:57

Office软件:我多么重要,办公族天天与我打交道。要是没了我,哼哼……
Office插件:老兄,偶十分敬佩你,但是如果你与我联合起来,便能获得更强大的力量!我的口号是:帮你伸长手脚,强健体魄,事半功倍,你的不足,我来补!让不能变成可能,让繁琐变得简单!


一、 Office 公用插件


1.兄弟们都来实现简繁转换


有时候我需要处理一些繁体办公文件,尽管认识那些繁体文字,但是阅读起来还是吃力。Word中提供了简繁的转换功能,可是对于Excel、PPT、Access等等Office组件来说,这项功能在典型默认安装中没有提供。别着急,安装上了Office XP/2003 简繁转换程序,一切可以轻松搞定。


到将Office XP/2003 简繁转换工具下载(这是一个只有340KB的小程序,但功能可不小)。下面我们就以在Excel中实现简繁转换功能为例,来测测它的功力吧。
第一步:将Office XP/2003 简繁转换程序安装到计算机之中并打开Excel文件,就可以看到在“工具”菜单下面增加了一个“中文间繁转换”子菜单,其中包含了“转换为简体中文”和“转换为繁体中文”两项。
小提示:Office XP/2003 简繁转换程序安装后,在Office其他组件中的“工具”菜单中也会出现此选项。


第二步:当选中单元格中的需要转换的文字时,只要选择“转换为简体中文”或者“转换为繁体中文”选项即可完成简繁文字的转换,而且被转换的文字只是单元格中的内容,其他部分还会保持原样。如果想要转换单张或者多张工作表,只要单击工作表标签,然后使用“中文简繁转换”菜单中的相应命令即可。这里要注意如果在工作表中内嵌文本框的话也会一并被转换了。
小提示:如果要想转换多张工作表,只需要按住Ctrl键,然后逐个单击要转换的工作表标签,再使用“中文简繁转换”即可。其他的Office组件的简繁转换操作与上面的操作类似,有了它就再也不用面对满屏的繁体文字了。

2.急诊名医文件修补器


领导要出门开会,临走前给我留了一份“长篇大论”的任务,要求我务必在短时间内完成。可怜的我熬了大半宿,终于将这项艰苦的任务完成了,然而第二天准备交给领导的时候却发现再次打开文档时,提示“文件已损坏,无法打开”的字样。挨领导批评事小,如果耽误了重要的工作进程,可不是闹着玩的。


难道就这样使辛劳的工作化为乌有吗?一款小软件,解决了这场危机。“Office文件修补器”这款软件个头虽小(只有1901 KB),但是它却能够修复大部分遭到损坏的Office文档。


从将它下载下来并进行安装,在安装过程中它会询问需要安装的软件,这时在列表框中选择相应的复选框,然后一路“Next”即可安装好。安装完毕后,不但可以在“程序”菜单中就可以看到生成的程序项,而且还能够在Office组件的菜单里自动加入"Recover"选项,方便使用。
它修复的方法很简单,但非常有效。以修复破损的Word文档为例,启动“WordRecovery”并进入到主界面中,如图2所示。单击“Recover”按钮,在弹出的对话框中找到要修复的Word文档,即可实现对文档进行修复,并且还会自动地在Word中打开那个修复好的文件。其他Offcie文档的修复方法与上面的操作类似。

二、 Word插件


1、公式之神MathType
作为一名教师,在使用Word时,会经常遇到公式输入的问题,对于简单的公式输入起来还算容易,可以当遇到非常复杂的公式,可就一筹莫展了,不但消耗了大量的精力,而且浪费了许多宝贵的时间,结果也总不尽如人意。安装了公式编辑器这个插件,就可以在Word轻松实现公式以及符号的输入,大大减轻烦恼。


第一步:从中将MathType下载下来并安装,然后我们就可以从程序菜单中或者在Office组件中通过从主菜单中选择 "插入→对象" 命令,在弹出的对话框中的“新对象”内进行选择它。
小提示:打开Word,首先会弹出一个“安全警告”对话框,询问你是否启用“MathType V5.2a”插件,这是因为很多第三方的插件都是基于“宏”来嵌入和运行的,而处于安全的考虑,一般都将“宏”的安全性默认为高,这样一些第三方的插件就无法运行了。其实解决的方法很简单,只要将“宏”的安全性设置为较低一些,并通过“启用宏”命令即可运行我们所安装的插件了。


第二步:打开MathType,它附加了七十多种专用符号字体,数百种公式符号和模版,涵盖数学、物理、化学、地理等科学领域。在界面上方的工具栏中集成了许多常用的数学符号及公式按钮,选择并单击这些按钮即可插入到工作区中。在工具栏的下方分门别类地设置了“代数学”、“微分”、“统计学”、“矩阵”、“集合”、“三角函数”、“几何学”中常用的公式模板和疑难符号,对快速输入非常有帮助。另外双击界面下方状态条上的“类型”、“大小”、“缩放”、“颜色”选项,还可以对其进行自定义的设置。


第三步:公式编辑完成后,其保存与再使用也非常方便。在打开Word文档使用“MathType”进行公式编辑后,可以选择“关闭并返回文档”,也可以将编辑好的公式“副本另存为”*.wmf的Windows图元文件格式,在使用时可以直接粘贴到Word文档中,也可以通过MathType再次编辑。


2、我的文档不要动


领导给了我一份非常重要的材料,并且再三嘱咐我,其中的一些内容不要让无关的人看到,可是我这台电脑经常有人使用,如果他们打开Word时就会很容易看到机密文件的内容。虽然可以使用Word自带的加密功能,但是这项功能适合应用于通篇文档的加密,如果只想要对文档部分的内容进行加密的话,它就无能为力了。
还好在中,我找到了Word Redaction,这款专门用于加密文档部分内容的小工具,使这一问题应刃而解。

第一步:将Word Redaction安装好后打开Word,就会发现在其中多了一个Redaction工具栏,它包含了六个按钮,分别为“Mark(标记)”、“Remove Mark(移除标记)”、“Show Marks(显示标记)”、“Hide Marks(隐藏标记)”、“Redact Document(修订文档)”以及“Help(帮助)”按钮。另外当我们在工作区中单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中也会发现多出来了“Redaction”菜单命令。

第二步:选中要加密的文字,可以使用鼠标左键拖曳再加上Ctrl键来完成多段文字选择,然后单击Redaction工具栏中的“Mark”按钮将其标记上,被标记的部分显示为灰色的底纹。
小提示:标记过程中,用户可随时使用Remove Mark移除所有文档中的标记。也可以使用Show/Hide Mark按钮,用来显示/隐藏标记。


第三步:单击“Redact Document”按钮即可将当前文档转换为加密文档。另外在进行加密之前,系统会进一步提示你确认加密的内容,因为文档加密的过程是不可逆的。同时在加密时还会有进度提示框显示当前工作完成情况。


第四步:最后系统会继续弹出对话框,用以确定加密文档标记为“只读”还是“编辑”属性。选择完成后,Word将自动创建一个以“文档X”命名的新文档,这就是我们需要的加密文件了。


三、Excel插件


1.函数库功能扩扩扩

平时我会利用Excel计算一些数据的总和、平均数等等,手到擒来,今天表妹向我求助,要将电子表格中指定的阿拉伯数字转换成相应的中文大写金额,并且计算所得税额,这在Excel现有的函数库中找不到现成的计算公式。


这难不倒我,我特意从中将“Excel Home 扩展函数库(EHFL21P.XLA)”这个小插件下载下来。Excel Home 扩展函数库也是以加载宏的方式来使用的,所以在安装时要注意宏的设置,首先应该将其级别调节的低一些,然后再单击菜单栏中的“工具→加载宏”命令,浏览并找到Excel Home 扩展函数库并将其加载上即可。


Excel Home 扩展函数库的使用与Excel内置的函数库使用的方法一样,单击Excel函数输入框上的“fx”按钮,在弹出的“插入函数”对话框中选择“用户定义”类别即可使用这些新增的函数了。

2.超级助力Excel工具集


Excel的功能非常强大,虽然足以应付我们一般的工作需求,但它也并不是十分完美,仍然缺少一些实用的功能,比如将工作表转换为图片、输出图表为图片等等,而"Excel超级工具集"恰好在这些方面提供了很多Excel未提供的功能,甚至包括英语辅助学习、随机数生成等功能。它同样也是以宏的方式来加载并使用的。我们在把它下载并加载后,就会在Excel的主单栏中看到它,如图7所示。它包含了四大类:工作表工具、图表工具、其他工具以及学习工具,每一类中又包含了多个实用工具,如以图形方式输出区域、单元格3维效果、随机数生成器、英语365句等等,使用起来既简单又方便。
  
四、PPT插件


1.让Flash轻松在PPT中安家

将作品向大家演示,通常我都会使用PPT,因为它操作简单,幻灯片切换效果及特效非常的丰富,然而它在动画制作方面却显得先天不足,无法提供更多、更漂亮的动画制作功能,而Flash却恰恰是一款动画制作的利器,但是其复杂的操作却让我望而生畏,虽然可以利用PPT中的控件可以添加上Flash动画,但是其英文设置我却看得不十分懂,那么如果才能够将PPT和Flash有机地结合到一起,使演示文稿锦上添花呢?


 Swiff Point Player这款PPT插件可以轻松地实现PPT与Flash的完美结合。在下载下来并安装好后,打开PPT就可以在“插入”菜单中看到“Flash Movie”命令。它的使用非常简单,单击“Flash Movie”命令,在弹出的对话框中找到Flash文件,即可将其插入到某一张幻灯片上了,然后像调节图片大小一样的对插入的Flash文件进行调节,最后就可以进行播放了,而且效果非常流畅。

 


2.让幻灯片的动画效果更丰富

要上公开课了,我感觉自己做的幻灯片效果不够丰富,翻来覆去就那几种特效,太乏味了。在网上我翻了个底朝天,终于找到了一个PPT幻灯片的3D效果插件,它自带13种3D动态效果,利用它就可以制作图、文、声并茂的3D动画幻灯片了。


在下载并安装后,打开PPT,就可以看到新增加的“PowerPlugs”工具栏,操作非常简单,跟我们平时设置幻灯片动画一样。首先设计好幻灯片,然后单击“Add 3D Transition”按钮,打开“PPT插件变换”对话框,在其中就可以通过选择“Style”下拉列表中的多种漂亮效果,以创建出超炫的演示作品,而且还可以通过“Slow”、“Medium”、“Fast”三个选项来设置动画演示的速度。参数设置完毕后就可以单击“View Show With 3D”按钮播放幻灯片了。


PPT 3D效果插件非常丰富好看,功能设置也很多,强烈建议大家亲自来体验一下超酷的3D效果。


  


有了这些第三方开发的工具,Offic就如同插上了翅膀,功能更强更全面!过完年了,又要开始好好工作了,让插上翅膀的天使好好为我们服务吧。

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